Diese Seite richtet sich an die aktenführenden Stellen der öffentlichen Verwaltung im Kanton Basel-Stadt (Aktenbildner) und deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie in beschränktem Mass auch an Private, welche dem Staatsarchiv Unterlagen überlassen wollen.

Unser Angebot besteht aus Informationen zum Verwalten von staatlichen Unterlagen. Es dient der Nachvollziehbarkeit, der Rechtssicherheit und der systematischen Überlieferungsbildung.

Zudem finden Sie Empfehlungen zur Aktenführung (Records Management) sowie zum Anbieten, Abliefern und Vernichten. Alle Prozesse werden unterstützt mit online Formularen, Anleitungen und Checklisten, die sie direkt herunterladen können. Links zu den allgemein gültigen Rechtsnormen und ein Glossar wichtiger Begriffe stehen ebenfalls zur Verfügung.

Die rechtliche Grundlagen bilden das Archivgesetz sowie die Registratur- und Archivierungsverordnung. Das Archivgesetz definiert den Geltungsbereich und schreibt die Anbietungspflicht fest.

Sie erleichtern sich Ihre Arbeit, indem Sie:

• die Erfordernisse der ordentlichen Geschäftsführung kennen und anwenden
• die Ablagen ihres Aufgabenbereichs zentral organisieren und aktiv bewirtschaften
• verbindliche Ablageregeln einführen und kommunizieren
• die Ablagen in Absprache mit uns regelmässig entlasten, d.h.
• nur aufbewahren, was auch aufbewahrt werden muss und nur so lange wie nötig
• Bewirtschaftungsaspekte bei der Planung eines Systemwechsels einbeziehen

So können wir Sie unterstützen:

• Wir beraten Sie bei der Optimierung Ihrer Ablage
• Wir bewerten Ihre Geschäftsunterlagen archivisch
• Wir übernehmen die dauerhaft aufzubewahrenden Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen
• Wir bewahren diese Unterlagen sicher auf und halten sie im Rahmen der geltenden Bestimmungen für Benützung und Recherche zur Verfügung

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