Akten anbieten
Dossierpflege
Unterlagen, die dereinst dauerhaft aufbewahrt werden, können schon während der Geschäftsbearbeitung und während der Aufbewahrungsfrist so gepflegt werden, dass die Lagerung und spätere Übergabe möglichst wenig Aufwand verursacht. Gute Dossierpflege beginnt bei der Geschäftsbearbeitung.
Sachbearbeitende / Übergabe in die Ablage
Die aktenproduzierenden Stellen, in der Regel die Sachbearbeitenden, führen ihre Dossiers nach den in ihrem Geschäftsbereich geltenden Regeln. Sie sind verantwortlich für die Qualität des Dossierinhalts und übergeben die Unterlagen zum vereinbarten Zeitpunkt an die zentrale Ablage. Bei der Übergabe in die Ablage (Registratur) prüft die sachbearbeitende Person das Dossier auf Vollständigkeit und entfernt alle nicht mehr relevanten Entwürfe und Mehrfachexemplare. (Siehe auch unter Begriffe: Aktenführung)
Ablageverantwortliche / Kontaktperson
Die für die Ablage verantwortliche Person nimmt Unterlagen entgegen, prüft sie auf Vollständigkeit, ermöglicht den Rückgriff und verwaltet sie bis zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen entsprechend interner Geschäftsregeln und Vereinbarung mit dem Staatsarchiv. Diese Stelle bewirtschaftet den Registraturplan und die dazu gehörenden Unterlagen. Sie bereitet auch die Ablieferung der dauerhaft aufzubewahrenden Unterlagen vor. Sie ist Kontaktperson für das Staatsarchiv. (Siehe auch unter Begriffe: Registraturplan)
Überprüfung der Dossiers
Spätestens vor der Übergabe ans Staatsarchiv überprüft die für die Ablage verantwortliche Person:
- ob jedes Dossier dem Ordnungssystem eindeutig zugewiesen (registriert) ist,
- ob minimale Dossierangaben (gemäss Geschäftsregeln) vorhanden sind,
- ob das Dossier alle geschäftsrelevanten Dokumente enthält (vollständig ist gemäss Geschäftsregeln)
- ob alle Aufbewahrungsfristen auf den Unterlagen abgelaufen sind.
Ist einer dieser Punkte nicht erfüllt, sind die Unterlagen noch einzubehalten und die offenen Fragen mit den Geschäftsverantwortlichen zu klären, bevor sie dem Staatsarchiv übergeben werden können.
Sie sorgt dafür:
- dass sich im Dossier keine Kopien und identischen Mehrfachexemplare befinden
- dass das Dossier keine archivuntauglichen Materialien enthält (Couverts, Büroklammern, Klebenotizen, Plastikmäppchen, Gummibänder).
Wird die Ablage dezentral geführt (Sachbearbeiterablage ohne zentrale Registratur), werden die oben beschriebenen Vorgänge von der Sachbearbeiterin oder dem Sachbearbeiter durchgeführt. Jedoch wird auch hier ein Anbieten und Abliefern von ganzen Abteilungen angestrebt.
Bewertung durch das Staatsarchiv
Liegt bereits ein Bewertungsentscheid des Staatsarchivs zu den Unterlagen vor, kann die Übergabe an das Staatsarchiv erfolgen. Lesen sie unter Abliefern von Unterlagen weiter.
Liegt noch kein Bewertungsentscheid des Staatsarchivs vor, werden die Unterlagen im Anbietungsformular erfasst. Verwenden Sie dafür bitte das passende Formular. Die Anleitungen informieren detailliert über das Vorgehen.
