Archivinformatik

Im Alltag

Während Mitarbeiter Markus Loch den Austausch einer defekten Speichereinheit des digitalen Magazins vorbereitet, bearbeitet sein Kollege Olivier Debenath eine digitale Ablieferung und speist die Daten ins System ein. Archivar Lambert Kansy, Bereichsleiter Informatik, bespricht mit dem Leiter des Projekts ‹Sicherung und Nutzbarmachung› die Anforderungen an den neu zu beschaffenden Scanner.

Allgegenwärtige Archiv-Informatik

Die gesamte archivische Prozesskette vom Vorarchiv bis zur Benutzung wird heute durch das Archiv-Informationssystem scopeArchiv abgebildet und unterstützt. Verwaltet werden damit Bestände und Benutzerdaten, Erschliessungsinformationen und Ausleihen. Es wurde Ende der 1990er-Jahre in Zusammenarbeit mit dem Staatsarchiv entwickelt und ist international als Standardanwendung verbreitet. Auf scopeArchiv baut der Online-Archivkatalog scopeQuery auf, der den Benutzenden Recherche und Bestellung von Archivgut ermöglicht. Der sogenannte StABS-Viewer dient zur Online-Präsentation digitalisierter Archivalien ausserhalb von scopeQuery. In der Bauplanausgabe wird die spezifische Anwendung ‹Bauplaus› eingesetzt.
Die Aktenführung in der Verwaltung des Staatsarchivs erfolgt hauptsächlich als elektronische Dossierführung, über die Anwendung OneGov GEVER. Damit verknüpft ist eine Dateiablage gemäss Registraturplan.

Herausforderung Digitale Archivierung

Die Voraussetzungen zur Übernahme, Erschliessung und Sicherung digital erzeugter Archivalien (Datenbanken, Text- und Bilddateien) sind geschaffen. Erste Ablieferungen von Datenbanken erfolgten. Noch offen ist zurzeit die Frage, in welcher Form digitale Archivalien den Benutzenden zugänglich gemacht werden können.

Ziele der Digitalisierung

Analoge Archivalien werden sowohl on demand als auch systematisch digitalisiert, um die Zugänglichkeit der Unterlagen zu erhöhen und den veränderten Benutzerbedürfnissen Rechnung zu tragen. Die Digitalisierung folgt einer klar definierten Strategie. Die entstandenen Digitalisate sind im Online-Archivkatalog einsehbar. Da die Originale im Regelfall anschliessend nicht mehr vorgelegt werden, bleiben diese besser geschützt. Die Digitalisierung dient auch als erster Schritt für die Mikroverfilmung, die dem Kulturgüterschutz im Katastrophenfall dient.

Infrastruktur

Das Staatsarchiv ist an allen Standorten an das kantonale Datennetz (DANEBS) angeschlossen und ebenso an das Internet. In den Publikums- und Verwaltungsräumen am Hauptsitz steht ein öffentliches WLAN zur Verfügung. Das Staatsarchiv betreibt mehrere virtuelle Server auf zwei physischen Servern für die Bereitstellung von Applikationen im Zusammenhang mit der digitalen Archivierung. Das digitale Magazin mit einer Kapazität von 20 TB erstreckt sich über zwei räumlich getrennte Standorte.