Vorarchiv

Im Alltag

Am Vormittag bespricht Archivar André Buob, Abteilungsleiter Vorarchiv, mit der Geschäftsleitung des Universitätsspitals die Übernahme von Patientenakten. Welche Auswahl soll getroffen werden? Wie werden die Schutzfristen geregelt? Am Nachmittag kontrolliert er den Entwurf einer Behörde zu internen Geschäftsverwaltungsregeln: Die elektronischen Dokumente sollen nach einheitlichen Standards an- und abgelegt werden.

Records Management

Es gehört zur gesetzlich verankerten Aufgabe des Archivs, den kantonalen Behörden bei der analogen wie bei der digitalen Geschäftsverwaltung beratend zur Seite zu stehen. Unterlagen sollen bereits vor der Ablieferung ins Archiv nach einem Ordnungssystem abgelegt werden, in welchem zugleich die wichtigsten Zusatzinformationen festgehalten sind (Aufbewahrungsfrist, Zugangsbestimmungen). Bei Regierung, Generalsekretariaten und einzelnen Departementen wird dazu die Geschäftsverwaltungs-Software CMIKONSUL eingesetzt.
Beraten werden neben staatlichen Dienststellen auch sogenannte parastaatliche Aktenbildner, das heisst öffentlich-rechtliche Körperschaften oder privatrechtliche Körperschaften mit öffentlichem Auftrag: Gemeinden, Zünfte, Kirchen, Spitäler, Universität, Pflegeheime etc. Dazu kommen nicht anbietungspflichtige Private wie Vereine, Verbände oder Familien. Der Anteil dieser beiden Anbietergruppen am jährlich übernommenen Archivgut liegt bei schätzungsweise je 20 Prozent.

Bewertung

Das Archiv trifft in Absprache mit der abliefernden Behörde eine Auswahl aus dem angebotenen Schriftgut. In einem ersten Schritt (der Makrobewertung) analysiert das Archiv die Arbeitsabläufe in der Verwaltung, um herauszufinden, wo die wichtigen Unterlagen produziert werden. In einem zweiten Schritt (der Mikrobewertung) werden die Unterlagen selbst unter die Lupe genommen und auf Vollständigkeit, Aussagekraft etc. geprüft.
Um eine einheitliche Bewertungspraxis zu erreichen, werden flächendeckende Bewertungsmodelle definiert. Dies betrifft unter anderem Massenaktenserien wie Gerichtsakten, Krankengeschichten oder Personaldossiers. Dabei kommen sowohl quantitative wie qualitative Auswahlverfahren zum Zuge. Bei Steuerakten werden beispielsweise nur die ersten 150 Nummern pro Tausender-Registereinheit aufbewahrt. Zusätzlich archiviert das Archiv aber auch die Steuerakten wichtiger Firmen und spezieller Fälle.

Übernahme und Kassation

Für die Beurteilung angebotener Akten nimmt das Archiv an Ort und Stelle eine Analyse von Inhalt, Zeitraum, Umfang und Ordnungszustand vor. Es plant mit der Verwaltungsstelle die Aussonderung und Übergabe der Unterlagen.
Im Durchschnitt werden nur circa 5 Prozent der angebotenen Unterlagen als archivwürdig bewertet und ins Archiv übernommen. Der Rest wird vernichtet respektive kassiert. Eine Kassationsliste hält fest, welche Unterlagen nicht archiviert wurden.

Information und Schulung

Auf der Website des Staatsarchivs finden Private und Behörden die notwendigen Hinweise und Formulare. Das Staatsarchiv bietet via Zentralen Personaldienst ein Seminar für Kantonsangestellte zur Informationsverwaltung an.

Digitale Archivierung

Das Staatsarchiv sorgt dafür, dass digital erzeugte Daten systematisch ins Archiv übernommen werden können. Es stellt sicher, dass solche Dokumente in ihren Geschäftsverwaltungssystemen mit den wichtigsten Metadaten versehen werden, das heisst mit Informationen zu Herkunft, Inhalt und dazugehörigen Geschäftsvorgängen. Ebenso setzt sich das Staatsarchiv dafür ein, dass zwischen den Systemen von Verwaltung und Archiv eine klar definierte Übernahmeschnittstelle besteht (zum Beispiel nach eCH-Standard 0160).