Begriffe
Ablage
Die Ablage enthält alle geschäftsbezogenen Dokumente und Dossiers einer Dienststelle. Sie ist nach aufgabenbezogener Logik nach Geschäftsbereichen strukturiert. Ablagen werden entweder auf Papier, elektronisch oder auch gemischt (hybrid) geführt. Strukturiert wird die Ablage durch das Ordnungssystem/ den Registraturplan.
Ablieferung
Die Übergabe der nicht mehr benötigten Unterlagen, die als archivwürdig bewertet wurden, zur dauerhaften Aufbewahrung ans Staatsarchiv. Es können nur Unterlagen abgeliefert werden, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen sind und die vom Staatsarchiv bewertet wurden. Die Ablieferung erfolgt in der Regel durch die aktenproduzierende Stelle.
Ablieferungsverzeichnis
Auflistung der zur Ablieferung gelangenden Unterlagen. Es enthält als minimale Angaben die Signatur aus dem zugrundeliegenden Aktenplan, Titel, Laufzeit.
Akten
Akten sind nach Geschäftslogik geordnete, geschäftsbezogene Informationen in schriftlicher Form und bestehen in der Regel aus mehreren Dokumenten. In der reinen Papierwelt bezeichnet der Begriff das bei der Geschäftsbearbeitung anfallende, mit Hilfe von Karteien und Registern geordnete und strukturierte, physische Schriftgut. Siehe auch Eintrag zu den Stichworten Dossier und staatliche Unterlagen.
Aktenbildner, staatliche
Staatliche Aktenbildner sind die Unterlagenproduzenten von Stadt und Kanton mit öffentlichem Auftrag, das heisst die Behörden, die Dienststellen und Ämter der Verwaltung, die staatlichen Betriebe sowie die Gerichte.
Aktenführung / Schriftgutverwaltung
Die geplante und gesteuerte Verwaltung und Bewirtschaftung von geschäftsbezogenen Informationen und Aufzeichnungen (engl. Records Management). Der Grundsatz der Aktenführung besteht darin, dass der Stand einer Sache respektive eines Geschäfts jederzeit aus den Akten vollständig ersichtlich ist. Schriftgut soll zutreffend wiedergeben, was mitgeteilt oder entschieden wurde oder welche Massnahmen getroffen wurden. Es soll dem Stand der Sache entsprechend die Geschäftsprozesse, die es behandelt, unterstützen und Rechenschaft ablegen. International ist die Schiftgutverwaltung geregelt in DIN ISO 15 489.
Siehe auch unter Registrator/Record Manager, Records Managment und Ordnungssystem.
Anbieten zur Bewertung
Die Aktenbildner bieten ihre Ordnungssysteme und Unterlagen unabhängig davon, ob sie in konventioneller oder elektronischer Form vorliegen, dem Staatsarchiv möglichst frühzeitig zur Bewertung an. Siehe die Einträge zu den Stichwörtern Bewertung und Staatliche Unterlagen.
Anbietungspflicht
Die öffentlichen Organe sind gesetzlich verpflichtet, die Unterlagen, welche sie zur Erfüllung der Aufgaben nicht mehr benötigen, auszusondern, aufzulisten und periodisch dem Staatsarchiv zur Übername anzubieten (Archivgesetz §7). Siehe den Eintrag zu den Stichworten Bewertung und Vereinbarung.
Aktenplan
Verzeichnis der geschäftsrelevanten Unterlagen pro Geschäftsbereich mit Angaben über die jeweiligen Fristen und Archivierungsvermerke.
Archivgesetz
Das Gesetz über das Archivwesen (Archivgesetz) und die Verordnung über die Registraturen und das Archivieren (Registratur- und Archivierungsverordnung) regeln die Tätigkeit des Staatsarchivs Basel-Stadt und das Verhältnis zwischen aktenbildenden Stellen im Kanton Basel-Stadt und dem Staatsarchiv Basel-Stadt. So sind im Archivgesetz die Anbietungspflicht der aktenbildenden Stellen festgeschrieben, die Benutzungsbedingungen des Archivguts festgehalten und die Rechte der betroffenen Personen umschrieben. Die gesetzlichen Bestimmungen sind im kantonalen Intranet online unter www.gesetzessammlung.bs.ch einsehbar (SG 153.600 und 153.610)
Archivgesetz
Aufgaben, staatliche
Die Übersicht über die öffentlichen Aufgaben findet sich im jeweils aktuellen Staatskalender.
Aufbewahrungsfrist
Dauer, während der geschäftsbezogene Unterlagen nach Abschluss des Geschäfts aus administrativen oder gesetzlichen Gründen aufbewahrt werden müssen (semi-aktive Phase). Die Aufbewahrungsfrist variiert und ist teilweise gesetzlich vorgeschrieben. Die häufigste administrative Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre, gerechnet von der letzten Bewegung im entsprechenden Dossier.
Benutzung des Archivguts
Das abliefernde öffentliche Organ kann sein Archivgut grundsätzlich ungeachtet der Schutzfristen benützen, soweit dies zur Erfüllung seiner Aufgabe notwendig ist. Ausnahmen gelten bei archivierten personenbezogenen Unterlagen. Zum Rückkoppelungsverbot siehe gesetzliche Bestimmungen in Archivgesetz § 12 und Informations- und Datenschutzgesetz § 16.
Bewertung
Festlegen von administrativen Aufbewahrungsfristen sowie Feststellen des Archivwerts. Das Staatsarchiv berät die Stellen beim Festlegen von Aufbewahrungsfristen. Diese richten sich nach fachlichem Bearbeitungsinteresse und Wirtschaftlichkeit. Die archivische Bewertung dient der Überlieferungsbildung, welche ein Nachvollziehen des staatlichen Handelns im Wandel der Zeit aufgrund möglichst dichter Informationen anstrebt. Das Staatsarchiv entscheidet über die Archivwürdigkeit der Unterlagen. Da die Dokumentation in Auswahl erfolgt, wird sie nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vorgenommen. Unterlagen, die nicht übernommen werden, werden vernichtet. Siehe auch unter Aufbewahrungsfristen.
Datenhoheit
Die Datenhoheit liegt bis zum Ablauf gesetzlicher und administrativer Fristen beim originären Dateneigner, das heisst dem aktenbildenden öffentlichen Organ. Sie geht mit der Endarchivierung ans Staatsarchiv über. Siehe auch den Eintrag zum Stichwort Rückkoppelungsverbot.
Datenschutz
Für personenbezogene Unterlagen gelten die Bestimmungen des Informations- und Datenschutzgesetzes und die Schutzfristen des Archivgesetzes §10. Sofern sie nicht archiviert werden, müssen sie nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen kontrolliert und sicher entsorgt beziehungsweise gelöscht werden.
Dokument
Ein Dokument ist eine in Papier oder elektronischer Form vorliegende Unterlage, die im Rahmen der Geschäftsbearbeitung anfällt. Elektronische Dokumente können Text, Bilder, Ton oder Multimedia-Inhalte enthalten.
Dossier
Das Dossier umfasst alle geschäftsrelevanten Unterlagen (Dokumente und Bearbeitungsinformationen) zu einen bestimmten Geschäft und dokumentiert dessen Verlauf vollständig.
Federführung
Hauptverantwortlichkeit für ein Geschäft und infolgedessen auch für die Vollständigkeit des Geschäftsdossiers.
Geschäftsrelevanz
Die Geschäftsrelevanz von Unterlagen und Informationen richtet sich nach der zugrunde liegenden Aufgabe und dem Bearbeitungsinteresse. Unterlagen, die während der Geschäftsbearbeitung empfangen, bearbeitet und kommuniziert werden sowie die entsprechenden Bearbeitungsinformationen, sind grundsätzlich geschäftsrelevant. Geschäftsrelevant sind Dokumente und Informationen, die zur Nachvollziehbarkeit des Geschäftsverlaufs unverzichtbar sind.
Kassation (Vernichtung)
Kassation bedeutet die kontrollierte Entfernung von nicht mehr benötigten Unterlagen ohne Archivwert aus der Ablage und ihre geordnete Entsorgung beziehungsweise Löschung bei den aktenbildenden Stellen. Es dürfen nur Unterlagen vernichtet werden, die vom Staatsarchiv bewertet wurden. Siehe dazu den Eintrag zu den Stichworten Bewertung und Datenschutz.
Klassifikation
Gemäss Informations- und Datenschutzverordnung § 18 müssen schutzwürdige Informationen entsprechend dem Grad ihrer Schutzwürdigkeit gekennzeichnet werden (geheim oder vertraulich). Nicht schutzwürdige Informationen bedürfen keiner Klassifizierung.
Ordnungssystem / Registraturplan
Das Ordnungssystem strukturiert die Ablage und weist damit die Dossiers und Dokumente logisch ihrem Geschäftskontext zu. Bei der Geschäftsbearbeitung entstehende Unterlagen sind dem Ordnungssystem eindeutig zugewiesen und damit jederzeit der Ablage zuweis- und auffindbar. Das Ordnungssystem wird zentral verwaltet und muss bewirtschaftet werden.
Die komplexeste Form eines Ordnungssystems stellt der mehrstufige Registratur- oder auch Aktenplan dar, wie er bei Departementen und Staatskanzlei eingesetzt wird. Eine einfach strukturierte Auflistung der Unterlagen geschäftsbezogen, in Form einer Word- oder Excel-Tabelle, erfüllt denselben Zweck für kleinere Stellen. Das Ordnungssystem enthält die Angaben für die Ablagebewirtschaftung (Fristen und Archivwert). Die Existenz eines bedürfnisgerechten Ordnungssystems stellt eine der organisatorischen Grundanforderungen für rationelle elektronische Geschäfts- und Aktenführung (ELGAR) dar. Zur Erstellung eines Registraturplans siehe unter Ordnungssystem / Registraturplan.
Records Management
Die geplante und gesteuerte Verwaltung und Bewirtschaftung von geschäftsbezogenen Informationen und Aufzeichnungen (siehe auch unter Aktenführung / Schriftgutverwaltung). Der Grundsatz des Records Managements besteht darin, dass der Stand einer Sache respektive eines Geschäfts jederzeit aus den Akten vollständig ersichtlich ist. Schriftgut soll zutreffend wiedergeben, was mitgeteilt oder entschieden wurde oder welche Massnahmen getroffen wurden. Es soll dem Stand der Sache entsprechend die Geschäftsprozesse, die es behandelt, unterstützen und Rechenschaft ablegen. International ist die Schriftgutverwaltung geregelt in DIN ISO 15 489.
Registrator / Records Manager
Jedes öffentliche Organ bestimmt eine Person, welche für die sichere und geordnete Verwaltung und Aufbewahrung der Unterlagen verantwortlich ist. Das öffentliche Organ stellt die organisatorischen und technischen Mittel zur Verfügung.
Registraturplan
Siehe den Eintrag zum Stichwort Ordnungssystem.
Rückkoppelungsverbot
Einschränkung beim Rückgriff auf personenbezogene, archivierte Unterlagen für die aktenproduzierende Stelle zum Schutz der Persönlichkeitsrechte der Betroffenen. Aktenbildner stellen, sofern sie Einsicht in archivierte personenbezogene Unterlagen benötigen, schriftlich ein begründetes Einsichtsgesuch an das Staatsarchiv. Siehe dazu auch den Eintrag zum Stichwort Datenhoheit.
Staatliche Unterlagen
Unterlagen, die bei der Erfüllung öffentlicher Aufgaben durch die damit betrauten Organe entstehen, unabhängig von Form und Trägermedium (Text-, Bild- oder Tondokumente).
Vernichten
Siehe den Eintrag unter dem Stichwort Kassation.
