Records Management
Records Management (Fachbegriff für Aktenführung) unterstützt die effiziente Geschäftserledigung und erfolgt nach geregelten Verfahren. Diese Verfahren stellen sicher, dass vollständige, authentische, verlässliche und unveränderte (integre) Akten entstehen.
Der wichtigste Grundsatz besteht darin, dass der Stand einer Sache respektive eines Geschäfts jederzeit aus den Akten vollständig ersichtlich ist. Schriftgut soll zutreffend wiedergeben, was mitgeteilt oder entschieden wurde oder welche Massnahmen getroffen wurden. Es soll dem Stand der Sache entsprechend die Geschäftsprozesse, die es behandelt, unterstützen und Rechenschaft ablegen. International ist die Schriftgutverwaltung geregelt in DIN ISO 15 48. (siehe auch unter Begriffe: Aktenführung und Begriffe: Records Management)
Schriftlichkeit
Schriftlichkeit gewährt Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit.
Dokumente / Staatliche Unterlagen
Bei der Geschäftserledigung entstehen Dokumente. Sämtliche von Mitarbeitenden im Auftrag des Kantons Basel-Stadt empfangene und kommunizierte Dokumente sind staatliche Unterlagen im Sinne des Archivgesetzes. Die Mitarbeitenden haben zu entscheiden, ob ein Dokument geschäftsrelevant ist oder nicht. Geschäftsrelevante Dokumente werden dem entsprechenden Geschäftsdossier zugeführt. Nicht geschäftsrelevante Dokumente werden vernichtet.
Prinzip der Federführung
Die Ablagezuständigkeit folgt dem Prinzip der Federführung. Wird ein Geschäft durch mehrere Beteiligte bearbeitet, legen sie fest, wer das Hauptdossier führt. Die federführende Stelle ist verantwortlich dafür, dass das Hauptdossier vollständig, das heisst, das Geschäft daraus jederzeit nachvollziehbar ist. (Siehe auch unter Begriffe: Federführung)
Ordnungssystem
Die Geschäftsdossiers werden einem Ordnungssystem (Registraturplan, Aktenplan) zugeordnet. Das Ordnungssystem ist in der Regel hierarchisch gegliedert und listet alle Tätigkeitsfelder der Dienststelle oder Abteilung auf. Pro Geschäftsdossier werden Titel, Geschäftsnummer, Eröffnungsdatum, Aufbewahrungsfrist, Bewertungsentscheid, Autor festgehalten und das Schliessungsdatum vorgesehen. Die Registrierung erfolgt bei der Eröffnung des Dossiers beziehungsweise Geschäfts.
Aufgabenbereiche
Die Aufgabenbereiche legen die Regeln ihrer Ablage fest, definieren die Ablagestandorte und -systeme sowie den Inhalt ihrer Geschäftsdossiers.
Identifizierbarkeit
Jedes Dossier muss mindestens durch Titel (Betreff), Geschäftsnummer, Eröffnungsdatum und Autor (Besitz, federführende Stelle) gekennzeichnet und somit eindeutig identifizierbar sein.
Aufbewahrungsfristen und Bewertungsentscheide
Geschäftsrelevante Information wird bewirtschaftet, das heisst, identifiziert und festgelegt, ob und wie lange sie aufbewahrt werden muss. Die Aufbewahrungsfristen werden von den Dienststellen festgelegt. Die Bewertungsentscheide fällt das Staatsarchiv. Das Ordnungssystem dokumentiert die Aufbewahrungsfristen und Bewertungsentscheide. Es wird zentral geführt und ist für alle darin genannten Geschäftsbereiche und ihre Mitarbeitenden verbindlich. (Siehe auch unter Begriffe: Aufbewahrungsfrist und Bewertung)
Archivierung und Kassation (Vernichtung)
Staatliche Unterlagen müssen dem Staatsarchiv angeboten werden. Das Staatsarchiv entscheidet darüber, welche Unterlagen nach Ablauf der von der Dienststelle festgelegten Aufbewahrungsfrist zur langfristigen Archivierung übernommen werden (Bewertung). Unterlagen, welche das Staatsarchiv nicht übernimmt, müssen kassiert (vernichtet) werden. Siehe dazu auch unter Akten vernichten.
